Conversazioni e Team Building

In che modo alcuneconversazioniben fatte possono cementare le relazioni tra le persone del vostroTeamdi lavoro?

Vi propongo unesercizio semplice, ma moltopotente.

Fatelo con le persone del vostro Team; vi darà risultati sorprendenti.
E’ ispirato daMarshall Goldsmith, con delle mie modifiche per adattarlo alle dinamiche più tipiche nelle nostre organizzazioni.

Questo esercizio ha alcuni aspetti molto positivi:
1.   è rapido; non sono necessarie sedute outdoor o intere giornate off-site per attività di Team Building poco legate alle questioni di lavoro.
2.   è economicoperché richiede poco tempo;
3.   è strettamente legato alle vicende lavorativeper cui realizza significativi miglioramenti nella capacità del gruppo di realizzare il suo scopo;
4.   migliorain modo fortele relazioni tra le persone del Teamche escono da questa esperienza rasserenate scoprendo di avere nuovi amici su cui contare.

Come si svolge.

1. Programmate unariunionecon i componenti il vostro Team e mettete all’ordine del giorno qualcosa simile a: “Valutazioni sulla nostra operatività”; “Miglioramento Organizzativo” o “Verifica periodica del nostro lavoro”.

2. Organizzate glispaziper la riunione in modo che sia facile spostare sedie e tavoli, e i partecipanti possano facilmente svolgere conversazioni in coppia cambiando frequentemente il partner.

3.  In occasione della riunione chiedete alle persone del vostro Teamcome valutano il gioco di squadra, e la qualità del lavoro nel vostro Team.

Chiedete
a. se ritengono importante il lavoro in squadra,
b. se credono necessario un miglioramento.

La risposta sarà probabilmente un SI, forte e chiaro. Quasi sempre è necessario un miglioramento.
Se emergono dei dubbi, e qualcuno non è convinto dell’importanza del lavoro in squadra, o pensa che il lavoro di squadra tra voi è già perfetto,facilitate una discussioneche conduca il gruppo a formulare delle conclusioni su cui c’è un buon livello di consenso sulle opportunità di miglioramento.

4. A questo punto introducete l’esercizio e spiegate cheognuno, compresi voi che introducete, farà una conversazione breve (circa 10 minuti) con ciascuno degli altri componenti il Team. Questo significa che se il gruppo è di 15 persone, ciascuno farà 14 conversazioni.

Come si svolgono queste conversazioni?

Immaginiamo Mario e Luigi. Mario rivolgerà a Luigi una domanda:Puoi darmi due suggerimenti per aiutarmi a capire come posso aiutare il nostro Team a lavorare meglio?
A questo punto, Mario, che ha fatto la domanda, sta zitto eascolta. Mario vuole imparare. Non si difenderà, non si giustificherà, non spiegherà. Mario può parlare solo per chiedere chiarimenti: “scusa non ho capito questa cosa, me la puoi spiegare meglio?”

Al termine di questa prima parte, dopo aver ascoltato i suggerimenti, Marioringrazieràsentitamente per i suggerimenti ricevuti.

Luigi che dà i suggerimenti dovrà rispettare alcune regole semplici, ma fondamentali:

a. Tutti i suggerimenti dovranno essere orientativerso il futuro;

b. I suggerimenti dovranno essereproposte positive di comportamenti o azioniche servono al gruppo.

c. La regola più importante:Luigi desidera sinceramente aiutareil suo collega.
Quindi è vietato avere atteggiamenti giudicanti e accusatori che sviscerano comportamenti negativi del passato.

E’ corretto dire: “ … sai sarà utile a tutti che ci consegnerai le offerte complete entro la data che ci prometti”.
E’ sbagliato dire: “ogni volta che dobbiamo fare un’offerta per una commessa tu sei sempre in ritardo, crei problemi a tutti … sei veramente un peso.“

Ciascuno dei partecipanti deve annotare su un foglio proprio, o su una scheda che gli fornite voi, i suggerimenti positivi che riceve da ciascuno dei partecipanti, indicando anche il nome del collega che gli ha offerto il suggerimento.

Ciascuno dei due farà a turno per dare e ricevere i suggerimnti.

Al termine delle conversazioni in coppie, facilitate una breve discussione per raccogliere osservazioni su ciò che è accaduto.

Le regole sono poche, ma fondamentali; e voi dovete assicurare che tutti abbiano ben compreso.
Quando le spiegate, fate domande e chiedete se c’è chiarezza rispetto al modo in cui si deve svolgere la conversazione.

Una cosa utile da fare, (io faccio così sicuramente con i gruppi che partecipano la prima volta), è dare una guida alla conversazione in un foglio A4, in cui si riassumono le regole che ho appena descritto.

Ho fatto questo esercizio con gruppi molto vari per ambiente di riferimento, tipologia, scolarizzazione, tipo di attività, e i risultati sono sempre stati entusiasmanti.

Osserverete serenità e intensità nelle conversazioni. Man mano che le conversazioni vanno avanti noterete come le persone si sentono alleggerite ed arricchite.
Le persone, con l’andare avanti delle conversazioni, diventano sempre più desiderose di continuare a farne altre e di aiutarsi vicendevolmente.

Qualcuno mi dice: ”Certo che è un pò duro ascoltare certe cose … “.
E io rispondo che è comunque meglio ascoltare perché intanto le stesse cose vengono comunque pensate, o dette in giro, in modo distorto e manipolato escludendo la persona interessata.
La comunicazione così si aggroviglia, e la persona non riceve informazioni utili al suo miglioramento, ma pettegolezzi riferiti, oppure sguardi ironici che distruggono le possibilità di recupero.

Altre osservazioni che mi capita di ascoltare: ”… certo che se questo me lo dicono in tanti … allora ci deve essere qualcosa di vero … “. Ognuno ha delle illuminazioni su di se che altrimenti sarebbero improbabili.

Questioni che normalmente non vengono affrontate, o vengono affrontate deteriorando le relazioni, diventano facilida trattare con enormesollievo di tutti.

Come proseguire nel miglioramento?

Programmate a scadenze periodiche,mensili per esempio, la vostra Riunione sul Miglioramento Operativo.

Farete nuovamente le conversazioni in coppia, con le stesse regole, ma con un’ulteriore opportunità: ognuno dei partecipanti potrà/dovrà chiedere a ciascuno dei colleghiin quale misura ha migliorato rispetto a ciascun suggerimento ricevuto. In questo modo la responsabilità di ciascuno verso il miglioramento del proprio contributo diventa molto forte e tenderà a crescere.
Il processo viene così rinforzato e sviluppato.
Ho assistito personalmente a delle vere e proprie trasformazioni della capacità di funzionare di moltissimi gruppi grazie a questo semplice esercizio.

Un ultima nota sul leader del Team. In ogni team c’è un capo, allenatore, presidente, direttore.

Lui o Lei deve fare le conversazioni insieme a tutti gli altri con le stesse modalità. E’ un’occasione eccezionale di imparare e “vedere” cose di cui siamo completamente inconsapevoli, e instaurare un fantastico clima di fiducia all’interno del Team.

Cosa ne pensate?

Photocredit:kevindooley